در حال حاضر و با پيشرفت تكنولوژي نيازهاي اشخاص نيز برطرف مي شود به عبارت ديگر نرم افزارها براي برطرف كردن نياز انسانها و تسهيل در امور توليد مي شوند , در دنياي امروزي و با گسترش فعاليت هاي شركت ها ,زمان براي برطرف نمودن نياز ها بسيار مهم و اساسي است و سازمان ها و اداره ها براي زمانبندي نمودن امور و استفاده مناسب و بهينه از زمان وافزايش راندمان كاري خود , به فكر استفاده از ابزارها و نرم افزارها مي باشند در حال حاضر جديدترين نرم افزار در اين حوزه نرم افزار اتوماسيون اداري مي باشد , در اين متن سعي مي كنيم تا در مورد اين نرم افزار كاربرد ي بيشتر توضيح داده شود .
به طور كلي اتوماسيون اداري به مجموعه روش هايي نرم افزاري و سخت افزاري در جهت اتوماتيك سازي و تسهيل در انجام مكاتبات اداري گفته مي شود , به طوري كه براي تسهيل در امور و كاهش صرف وقت و هزينه در امور اداري از اين نرم افزار استفاده مي شود.
در دنياي امروزي كاربرد و مزاياي نرم افزار اتوماسيون اداري بر اكثر كاربران عيان است و سازمان ها و شركت ها با گسترده شدن و افزايش امور اداري خود به استفاده از اين نرم افزار نياز دارند , به عبارت ديگر مي توان گفت , استفاده از نرم افزار اتوماسيون اداري مي‌تواند نيازهاي ارتباطي، مديريت زمان ، دسترسي آسان و سريع، به اطلاعات بايگاني شده يا در حال انجام در سازمان ها را به صورت دقيق ممكن سازد , از همين رو استفاده از نرم افزار اتوماسيون اداري در سازمان هاي بزرگ امري مهم و ضروري است .
كاهش هزينه هاي سازمان با نرم‌افزار اتوماسيون اداري مي‌تواند يكي از مهمترين دلايل استفاده از اين نرم افزار باشد , ما در اين مقاله سعي نموديم اطلاعات مفيدي در زمينه نرم افزار اتوماسيون اداري به شما بدهيم اما نرم افزارهاي ديگري نيز همچون نرم افزار مديريت قراردادها , نرم افزار مديريت مطب و نرم افزار همكاري در فروش نيز همانند اين نرم افزار بسيار كاربردي و مفيد مي باشند و هر كدام از اين نرم افزارها مي توانند بخشي از نيازهاي كاربران را در زمينه تحت فعاليتشان برطرف نمايند.
نرم افزار مديريت مطب همانطور كه از نامش نيز مشخص است تمامي امور مربوط به مطب را مديريت مي كند , به طوري كه اين نرم افزار تا حدودي تمامي امور را نظم مي دهد به عبارتي ديگر براي اكثر مطب ها و كلينيك هاي كه با سيل عظيم مراجعه كنندگان روبه رو مي باشند داشتن اين نرم افزار ضروري است در اين نرم افزار تمامي فعاليتهاي مربوط به پزشكان و بيماران به صورت دقيق و منظم درج مي شود و مي توانيد با استفاده از نرم افزار مديريت مطب سيستم نوبت دهي دقيقي را فعال نماييد و براساس اين نرم افزار به بيماران نوبت دهيد تا زمان پزشك و بيماران هدر نرود و بيماران در زمان دقيق معاينه شوند و تسهيل در اكثر امور مربوط به مطب با اين نرم افزار ممكن مي شود.
يكي ديگر از نرم افزارهاي مهم و پركاربرد كه بازهم سازمان ها و شركت ها از آن استفاده مي نمايند , نرم افزار مديريت قراردادها مي باشد , اين نرم افزار قراردادهاي شركتها مخصوصا شركت هاي پيمانكاري كه قراردادهاي زيادي دارند را دسته بندي مي نمايد و نگه داري قراردادها با مشخصات دقيق يكي از ويژگي هاي بارز اين نرم افزار است . نگهداري اطلاعات قراردادها : نگهداري اطلاعات و كليه ضمائم قرارداد، اطلاعات صـورت وضعيت ها، متمم و الحاقيه، تاريخ و سر رسيدهاي قرارداد و موارد كه نياز به هشدار نيز در اين بخش قابل تعريف مي‌باشد و در اين نرم افزار بايگاني مي شود.
ويژگي هاي بارز سيستم اتوماسيون اداري